Какие документы проверяют при сертификации ISO 14001?
Забудьте фразу «надо для сертификата». Документы — это не коробка для аудитора, а отражение вашей реальной работы. Их проверяют, чтобы убедиться: система управления охраной окружающей среды (СУОС) у вас не на бумаге, а живая и работает.
Условно разделим все бумаги на четыре ключевые стопки.
Стопка 1. Фундамент системы
Это основа основ. Без этого даже не начинайте.
  1. Политика в области охраны окружающей среды. Это ваша «конституция». Аудитор проверит, подписана ли она первым лицом, соответствует ли специфике вашей деятельности, содержит ли обязательства по соблюдению законодательства и постоянному улучшению. Важно! Она должна быть доступна всем сотрудникам и заинтересованным сторонам.
  2. Область применения СУОС. Четкий документ, где прописано, какие процессы, подразделения и территории охватывает ваша система. Чтоб не было недопонимания: сертифицируем весь завод или только один цех?
  3. Риски и возможности, аспекты и воздействия. Самый важный аналитический документ. Вы должны были провести детальную оценку: какие ваши процессы влияют на окружающую среду (выбросы, стоки, отходы, шум, использование ресурсов) – это аспекты. Какое именно воздействие они оказывают – воздействия. На основе этого определены значимые аспекты, риски и возможности. Аудитор будет пристально изучать, как вы это определяли, не упустили ли что-то важное.
Стопка 2. Обязательные процедуры по стандарту
Стандарт прямо требует, чтобы эти процессы были установлены, и чаще всего — документально. Проверят обязательно.
  1. Процедура управления нормативно-правовыми требованиями. Актуальный список законов, постановлений, ГОСТов, которые вы должны соблюдать. И главное — доказательства, как вы следите за их обновлениями и как доводите их до нужных сотрудников.
  2. Цели, задачи и программы. Не просто «стать экологичнее», а измеримые цели (снизить потребление воды на 5%, увеличить долю отходов в переработку). И конкретная программа: кто, что, когда делает и на какие деньги, чтобы этой цели достичь.
  3. Процедуры по операционному контролю. Инструкции, регламенты, которые управляют вашими значимыми экологическими аспектами. Например: инструкция по обращению с отходами I-IV классов, регламент эксплуатации очистных сооружений, порядок действий при погрузке сырья (чтобы не было пыли).
  4. Готовность к аварийным ситуациям. План локализации и ликвидации разливов нефтепродуктов, инструкция на случай залпового выброса. Проверят не только сам документ, но и записи об учениях или тренировках.
Стопка 3. Доказательства того, что система РАБОТАЕТ
Тут аудитор перейдет от планов к практике. Будет сверять, что вы делаете, с тем, что написали.
  1. Записи о мониторинге и измерениях. Журналы учета образования отходов, акты проверки эффективности газоочистки, протоколы лабораторных испытаний сточных вод, квитанции об передаче отходов. Все, что можно измерить и посчитать.
  2. Внутренние аудиты. Полный комплект: программа аудитов, отчеты с выявленными несоответствиями и, что критично, — корректирующие действия по ним с доказательствами устранения.
  3. Анализ со стороны руководства. Протоколы совещаний, где первое лицо с вашими докладами рассматривает работу СУОС: достигли ли целей, что с инцидентами, хватает ли ресурсов, куда двигаться дальше. Это ключевое доказательство вовлеченности руководства.
Стопка 4. «Папка ввода в должность»
Все, что показывает системный подход к людям и коммуникациям.
  1. Доказательства компетентности. Не просто дипломы экологов. А программы обучения, инструктажи для водителей погрузчиков (по обращению с отходами), записи о подготовке операторов котельной. Нужно показать, что каждый на своем месте понимает свою роль в СУОС.
  2. Документированная информация о коммуникациях. Журналы входящей/исходящей переписки с надзорными органами, запросы от местных жителей и ваши ответы. Показывает, что вы управляете внешними и внутренними коммуникациями.
Совет бывалого: не готовьте эти документы за неделю до аудита. Начинайте с ними работать за полгода. Лучший способ проверить себя — взять каждый документ и пройтись по нему с вопросом: «А как мы это делаем на самом деле? Где запись об этом?». Если на каждый пункт есть живой, актуальный ответ — вы готовы.
Удачи на аудите! Помните, это не экзамен с целью «завалить», а возможность получить ценную обратную связь и сделать вашу систему еще крепче.